Любой бизнес, большой или малый, требует учёта. Для этих целей применяются разнообразные сервисы, регистры и т. п. Выбор алгоритма и методов обуславливается типом компании (юрлицо/ИП) и применяемым налогообложением. КУДиР (книга учёта доходов и расходов) — один из способов фиксации фактов финансово-хозяйственной деятельности некоторых организаций и большинства индивидуальных предпринимателей. При кажущейся простоте формирования документа, процесс имеет свои особенности и тонкости.

КУДиР: что это такое и кому это нужно

Книга учёта доходов и расходов (сокращённо КУДиР) — документ, фиксирующий хозоперации некоторых категорий ИП и ООО. Она обязательна для ИП и организаций, применяющих упрощённую систему налогообложения. Причём и тех, кто выбрал в качестве объекта «Доходы», и тех, для кого таким показателем служат доходы, «очищенные» от расходов.

Необходим подобный регистр и предпринимателям, применяющим ЕСХН, ОСН, ПСН. КУДиР заполняют все ИП, кроме «вменёнщиков» (плательщиков ЕНВД).

Здесь находят своё отражение факты предпринимательской и хоздеятельности за каждый отчётный период. Данные берутся из «первички» и фиксируются в хронологическом порядке.

Внесённые сведения позволяют определить результат деятельности субъекта и рассчитать величину налога.

Нашивка ФНС на рукаве сотрудника

При возникновении вопросов по заполнению КУДиР следует проконсультироваться у инспектора ФНС

Видовое разнообразие КУДиР и основные требования к их ведению

Форма документа определяется применяемой системой налогообложения. В 2018 году утверждены 4 её вида для:

  • УСН;
  • ОСН;
  • ЕСХН;
  • ПСН.

В трёх первых находят отражение доходные и расходные операции компаний. В четвёртой, патентной системе, учитываются только полученные доходы. Логично, что в этом случае бланк называется «Книга учёта доходов» (сокращённо КУД). Она имеет по сравнению с КУДиР более простую структуру.

Ко всем вышеперечисленным видам предъявляется ряд общих требований:

  • ежегодно заводится новая КУДиР;
  • записи заносятся по датам их совершения;
  • каждая хозоперация на своей строчке;
  • КУДиР разрешено вести рукописно, с помощью компьютерных программ и бухгалтерских сервисов;
  • в готовом документе брошюруются все листы, в т. ч. и пустые (оформленный регистр сшивается, его листы нумеруются);
    Заверение КУДиР

    На последнем листе КУДиР делается заверительная надпись, которая подтверждается визой уполномоченного лица и оттиском печати (если она есть)

  • при отсутствии деятельности формируется нулевая КУДиР;
  • срок хранения регистра — 4 года.

Раньше КУДиР необходимо было заверять у налоговиков, а по окончании года — сдавать её в это ведомство. С 2013 года такое требование отменено.

Заполняем КУДиРы: легко и просто

Рассмотрим алгоритм формирования Книги для всех систем налогообложения, которым законодательно предписано их обязательное ведение. С этим вопросом важно разобраться, так как отсутствие у хозяйствующего субъекта такого регистра повлечёт за собой со стороны налоговиков штрафные санкции:

  • индивидуальные предприниматели наказываются штрафом в 200 руб.;
  • организация-упрощенец платит 10 000 руб.

КУДиР для упрощёнщиков

Начнём с книги учёта доходов и расходов при УСН. В зависимости от того, какой объект облагается налогом, заполняются те или иные её разделы.

Схема КУДиР

Порядок заполнения КУДиР при УСН в зависимости от объекта налогообложения

Например, если за облагаемую базу взяты получаемые доходы, то, прежде всего, следует определиться, получали ли вы целевые средства из бюджета. Ваш ответ «да», в первом разделе кроме полученных доходов укажите расходы, понесённые при использовании бюджетных средств. Ответили отрицательно? Тогда заполняйте в первом разделе только доходные сведения.

Далее переходите сразу к разделу 4. Здесь следует отразить уплаченные страховые взносы и суммы оплаченных больничных листов (при их наличии).

Если объектом налогового обложения выбраны «доходы минус расходы», то в первом разделе заполняются данные как по доходам, так и по расходам.

В компании имеются собственные основные средства и нематериальные активы — заполняем раздел 2. Нет такого имущества, но имеются убытки прошлых лет — переходим сразу в раздел 3.

Тем, у кого нет ни ОС, ни НМА, ни убытков, следует ограничиться только заполнением 1 раздела.

КУДиР упрощенца состоит из:

  1. Титульного листа.
  2. Раздела I — Доходы и расходы.
  3. Раздела II — Расчёт расходов на приобретение основных средств и нематериальных активов.
  4. Раздела III — Расчёт суммы убытка, уменьшающий налоговую базу по налогу.
  5. Раздела IV — Расходы, уменьшающие сумму налога (авансовые платежи по налогу).

Рассмотрим пошагово заполнение каждого пункта.

«Титульник»

На обложке регистра прописываются следующие реквизиты:

  • дата начала регистрации первой операции, т. е. число, месяц, год заведения КУДиР;
  • объект налогообложения («Доходы» или «Доходы, уменьшённые на величину расходов»);
  • год, за который заполняется регистр;
  • Ф. И. О. индивидуального предпринимателя или наименование организации;
  • ИНН/КПП для организации, либо только ИНН для ИП;
  • юридический адрес организации, адрес ИП;
  • номера расчётных счетов, наименование банков, в которых они открыты.

Заполнение этих полей особых трудностей не вызывает.

Оформление титульного листа КУДиР на УСН

Пример оформления титульного листа КУДиР индивидуального предпринимателя

Формирование раздела 1

Далее заполняется первый раздел, состоящий из четырёх табличек (по количеству кварталов).

Каждая таблица содержит 5 столбцов:

  • порядковый № записи;
  • дата и № первичного документа;
  • содержание операции;
  • доходы, учитываемые при исчислении налогооблагаемой базы;
  • расходы, принимаемые для расчёта налоговой базы.

Последний столбец заполняется только при объекте налогообложения «Доходы, уменьшенные на расходы».

Раздел I КУДиР при УСН

Образец заполненного I раздела КУДиР

Как видим из примера, к первому разделу регистра имеется справочная информация.

Если налог считается по доходам, то заполняется лишь 10 строчка. В ней проставляется общая величина всех доходов, полученных за год. Если же объектом служат доходы за минусом расходов, то необходимо заполнить строчки 010, 020, 040, 041.

Заполнение раздела 2

Во втором разделе рассчитываются израсходованные средства на ОС и НМА. Формируется он лишь на «упрощёнке» «Доходы — расходы» при наличии затрат на приобретение собственных основных средств и нематериальных активов.

Раздел II КУДиР при УСН

Образец Раздела II КУДиР предпринимателя, работающего на УСН

Расчёт убытков, снижающих облагаемую налогом базу

Заполнять таблицу в третьем разделе нужно упрощенцам, когда у них есть убытки в прошедшем или нынешнем расчётном периоде.

Раздел III КУДиР при УСН

Раздел III — пример оформления КУДиР при УСН

Оформление раздела 4

И наконец, раздел номер IV, повествующий о расходах, уменьшающих суммы налога (авансовые выплаты по налогу). Здесь следует указать сведения о проплаченных в отчётном периоде страховых взносах. Данные берутся из платёжных поручений либо банковских квитанций.

Раздел IV КУДиР при УСН

Образец заполненного Раздела IV КУДиР при ведении учёта на УСН

КУДиР для ИП на общей системе налогообложения

Переходим к следующему виду КУДиР — для предпринимателей, применяющих ОСН. Этот документ уже гораздо объёмнее предыдущего.

Порядок ведения регламентируется приказом Минфина РФ и МНС РФ № 86н/БГ-3–04/430 от 13.08.2002. Этим же документом утверждён бланк КУДиР.

Учёт ведётся с использованием кассового метода, то есть доходы/расходы учитываются при расчёте налога в момент фактического поступления денег (для доходов) либо произведённой оплаты (для расходов). В одной КУДиР учитываются все виды предпринимательской деятельности, но раздельно по каждому из них.

Фотогалерея: пример заполнения некоторых листов КУДиР

КУДиР для ИП-сельхозтоваропроизводителей

Индивидуальные предприниматели — плательщики ЕСХН также обязаны вести подобный учётный регистр. Порядок заполнения подробно прописан в Приложение №2 к минфиновскому приказу от 11.12.2006 №169н.

Бланк КУДиР в этом случае — это «титульник» и два раздела. Первый — сведения о доходах/расходах. Второй посвящён затратам на приобретение ОС и НМА, которые принимаются в расчёт при определении налогооблагаемой базы по ЕСХН.

Таблица: содержание 1 раздела

№ графы Что отражается Пункт Приложения
1 № опе­ра­ции по по­ряд­ку 3.1
2 Дата и № пер­вич­но­го до­ку­мен­та 3.2
3 Со­дер­жа­ние опе­ра­ции 3.3
4 До­хо­ды от ос­нов­ной де­я­тель­но­сти и вне­ре­а­ли­за­ци­он­ные до­хо­ды (п. 1 и 2 ст. 248 НК).
Не ука­зы­ва­ют­ся: до­хо­ды, ука­зан­ные в ст. 251 НК, до­хо­ды, об­ла­га­е­мые по спец­став­кам.
До­хо­ды, ука­зы­ва­ют­ся в по­ряд­ке, преду­смот­рен­ном для на­ло­го­об­ло­же­ния ЕСХН
3.4
5 Рас­хо­ды со­глас­но п. 2 ст. 346.5 НК РФ.
Рас­хо­ды ука­зы­ва­ют­ся в по­ряд­ке, преду­смот­рен­ном для на­ло­го­об­ло­же­ния ЕСХН
3.5

Аналогичным способом расписано содержание второго раздела регистра.

Таблица: рекомендации для заполнения 2 раздела

№ графы Что отражается Пункт Приложения
1 № по порядку 4.3
2 Наименование объекта ОС или НМА согласно техпаспорту и иным документам. 4.4
3 Дата полной оплаты объекта ОС или НМА, подтверждённая документом. 4.5
4 Дата подачи документов на госрегистрацию для ОС, права на которые подлежат госрегистрации (кроме ОС, введённых в эксплуатацию до 31.01.1998). 4.6
5 Дата ввода в эксплуатацию объекта ОС или принятия к учёту НМА. 4.7
6 Первоначальная стоимость (ПС) объекта ОС, приобретённого/ сооружённого/ изготовленного в период применения ЕСХН или ПС объекта НМА, приобретённого/ созданного в период применения ЕСХН.
ПС объекта ОС отражается в наиболее позднем по времени из следующих периодов:
  • ввод ОС в эксплуатацию;
  • подача документов на госрегистрацию;
  • оплата расходов по ОС.

В таком же порядке отражается увеличение/уменьшение ПС объекта ОС.
ПС объекта НМА отражается в наиболее позднем по времени из следующих периодов:

  • принятие НМА на учёт;
  • оплата расходов по НМА.
4.8
7 Срок полезного использования, если ОС и НМА приобретены/ сооружены/ изготовлены/ созданы до начала применения ЕСХН. 4.9
8 Остаточная стоимость ОС или НМА, расходы на достройку/ дооборудование/ реконструкцию/ модернизацию/ техперевооружение ОС, по ОС и НМА, полученным до начала применения ЕСХН, отражается в наиболее позднем по времени из следующих периодов:
  • ввод объекта ОС в эксплуатацию/ принятие НМА на бухгалтерский учёт;
  • подача документов на госрегистрацию;
  • оплата расходов по ОС/НМА.

Порядок определения остаточной стоимости зависит от режима налогообложения, с которого ИП перешёл на уплату ЕСХН.

4.10
9 Количество полугодий года, в течение которых эксплуатировался оплаченный и введённый в эксплуатацию объект ОС или НМА. 4.11
10 Доля стоимости объекта ОС или НМА, учитываемая в расходах согласно Итоговая строка = графа 6 + графа 8 + графа 12 + графа 13 + графа 14 + графа 15 4.12
11 Доля стоимости объекта ОС или НМА, учитываемая в расходах в каждом полугодии (графа 11= графа 10 / графа 9). Значение округляется до 2 знаков после запятой. 4.13
12 Расходы на ОС и НМА, учитываемые в расходах для исчисления ЕСХН в каждом полугодии (графа 12 = (графа 6 или графа 8) * графа 11/100, отражаются в последний день полугодия. 4.14
13 Расходы на ОС и НМА, учитываемые в расходах для исчисления ЕСХН за налоговый период (графа 13 = (графа 6 или графа 8) * графа 9* графа 11/100). 4.15
14 Расходы на ОС и НМА, учтённые в расходах для исчисления ЕСХН за предыдущие налоговые периоды (графа 14 = графа 13 раздела II Книги за предыдущие налоговые периоды).
Если ОС и НМА получены и введены в эксплуатацию в период применения ЕСХН, их стоимость не учитывается в графе 14.
4.16
15 Оставшаяся часть расходов по ОС и НМА, подлежащая списанию в следующих периодах (графа 15 = графа 8 — графа 13 — графа 14).
Если ОС и НМА получены и введены в эксплуатацию в период применения ЕСХН, их стоимость не учитывается в графе 15
4.17
16 Дата выбытия / реализации ОС или НМА. 4.18
Итоговая строка Итоговая строка = графа 6 + графа 8 + графа 12 + графа 13 + графа 14 + графа 15

Книга учёта доходов для патенщиков

Книга учёта доходов (КУД) ИП, применяющих патентную систему, пожалуй, самая простая из всех имеющихся учётных книг. В её составе лишь «титульник» и один раздел «Доходы». Прежде чем его заполнять, следует ознакомиться с бланком КУД.

Таблица: заполнение 1 раздела

Графа Содержание
1 порядковый № хозоперации
2 дата и № первичного документа
3 содержимое отражаемой операции
4 отражаются только доходы от деятельности ИП, поименованной в патенте

Заполненный титульный лист документа содержит Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, его ИНН, место получения патента и срок его действия, а также период ведения КУД.

Титульный лист (ИП на патенте)

Образец заполненного титульного листа для Книги на ПСН

Заполнять лист 1 необходимо на основании первичных платёжных документов: приходных кассовых ордеров, чеков ККТ, платёжных поручений банка.

Раздел 1 КУДиР на ПСН

Образец заполненного Раздела 1 книги доходов предпринимателя на ПСН

На каждый патент заводится отдельная книга учёта доходов. Если у ИП имеется несколько действующих патентов, то и книг будет столько же.

Некоторые особенности электронной КУДиР

Книга может вестись в электронном виде с помощью различных бухгалтерских сервисов. Работать в них не составит труда даже тем бизнесменам, кто не владеет специальными бухгалтерскими знаниями.

Вся введённая в базу «первичка», содержащая сведения о доходах и расходах, автоматически подтягивается сервисом в нужные разделы КУДиР. Это позволяет значительно сэкономить время пользователя и избежать досадных ошибок.

Если в последующем первичные документы по каким-либо причинам корректируются, то все изменения сразу же отражаются и в самой книге.

По окончании налогового периода электронный регистр следует обязательно распечатать на бумаге, сброшюровать, сделать заверительную надпись, проставив подпись руководителя (ИП) и печать, если таковая имеется.

Видео: всё, что нужно знать о КУДиР

Чтобы бизнес приносил удовлетворение, следует должным образом организовать все его участки. Важная роль в этом процессе принадлежит правильной фиксации фактов финансово-хозяйственной деятельности организации или ИП. В зависимости от выбранного налогообложения, применяются те или иные учётные регистры. КУДиР — самый распространённый способ учёта хозопераций у большинства налогоплательщиков-ИП. Умение ориентироваться в видовом многообразии этого документа, знание некоторых особенностей его ведения позволит избежать проблем с налоговой службой, а предпринимательскую деятельность сделать более прозрачной.